为了加强校友会的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为校友会的各项工作服务，结合校友会的实际情况，特制定本制度。

第一条 校友会设专人负责管理档案(光盘、录影带、文字资料)，并按类归档、装订和保管。

第二条 财务档案可在财务部门暂管一年，一年后存档。

第三条 档案管理人员应确保归档文件材料完整、准确、系统。

第四条 校友会各部门在借阅档案时，填写档案借阅登记表，并及时归还，最长借阅时间不得超过5天，归还的档案要进行检查、清点，并在登记簿上注销。

第五条 借阅档案的校友，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如果有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经会长或秘书长批准。

第六条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按校友会有关保密规定办理。

第七条 本制度自颁布之日起执行。